Комп'ютерне діловодство 2

Мета вивчення дисципліни: формування знань щодо визначення методів і засобів автоматизації діловодства, практичне засвоєння інформаційних технологій та програмних засобів для обробки документальної інформації.
Практичне значення та використання отриманих знань: результаті вивчення дисципліни студенти повинні знати основи ефективної роботи з сучасними документальними інформаційними системами; методи та засоби автоматизації діловодства; уміти користуватися програмними засобами для обробки документальної інформації; працювати з інструментальними засобами створення та обробки даних багатьма користувачами для вирішення завдань діловодства.
Тематика та види навчальних занять
Для денної форми здобуття освіти
Лекційні заняття
Лекція 1. «Поняття про документообіг».
Лекція 2. «Технології електронного документообігу».
Лекція 3. «Процес управління вхідними документами».
Лекція 4. «Процес управління вихідними документами».
Лекція 5. «Систематизація документів і їх зберігання. Засоби автоматизації та механізації діловодства».
Лекція 6. «Оперативне зберігання документів».
Лекція 7. «Застосування засобів оргтехніки для зберігання документів в електронному вигляді».
Лекція 8. «Формування справ».
Лекція 9. «Організація роботи помічника керівника організації».
Лекція 10. «Електронний архів».
Лекція 11. «Бази даних як засіб зберігання та обробки інформації».
Лекція 12. «Бази даних у документаційному забезпеченні управління».
Лекція 13. «Автоматизація інформаційно-довідкової роботи».
Лекція 14. «Повнотекстові документальні бази даних та особливості роботи з ними».
Лекція 15. «Комплексні системи автоматизації документообігу».
Лабораторні заняття
Лабораторна робота №1. «Особливості роботи з табличними процесорами. Основні вимоги до оформлення табличних документів. З’ясувати особливості роботи з табличними процесорами; розглянути основні вимоги до оформлення табличних документів».
Мета заняття: Навчити використовувати знання технічних характеристик, конструкційних особливостей, призначення і правил експлуатації комп’ютерної техніки та офісного обладнання для вирішення технічних завдань спеціальності.
Набути практичних навичок роботи з даними в електронних таблицях; вмінь використовувати підсумкові формули та будувати діаграми; опанувати основними структурними елементами табличних документів.
Лабораторна робота №2. «Характеристика довідково-аналітичних документів в управлінні підприємством. Укладання документів: акт, опис, зведення та звіти, документів колегіальних органів управління підприємством».
Мета заняття: Навчити володіти технологіями створення документації та документування основних видів професійної діяльності. Набути навичок складання довідково-аналітичних документів.
Лабораторна робота №3. «Система організаційно-правової і планової документації. Розробка та оформлення договорів (контрактів), положень про підрозділи та посадових інструкцій».
Мета заняття: Навчити володіти технологіями створення документації та документування основних видів професійної діяльності. Набути навичок розробки та оформлення договорів (контрактів), положень про підрозділи та посадових інструкцій. Закріпити знання про структуру організаційного забезпечення процесу управління підприємством.
Лабораторна робота №4. «Робота з графічними редакторами. Розглянути способи представлення та формати збереження графічної інформації».
Мета заняття: Навчити оцінювати можливості застосування новітніх інформаційно-комп’ютерних та комунікаційних технологій для вдосконалення практик виробництва інформаційних продуктів і послуг. Набути навичок роботи з графічним редактором; навчитися створювати фірмові бланки організацій.
Лабораторна робота №5. «Характеристика нормативних документів, що регламентують міжнародне ділове листування. Структура формуляру і склад реквізитів ділового листа у англомовних країнах та німецькою мовою. Загальні вимоги до оформлення конвертів у міжнародному листуванні».
Мета заняття: Надати знання, розуміння та вміння застосовувати в практичній діяльності законодавчі та галузеві нормативні документи. Навчитися вільно спілкуватися з професійних питань, включаючи письмову та електронну комунікацію українською мовою та однією з іноземних мов. Опанувати загальними вимогами до оформлення реквізитів ділового листа і конвертів у міжнародному листуванні.
Лабораторна робота №6. «Особливості документації щодо особового складу на підприємстві. Сутність, види і порядок написання заяв».
Мета заняття: Надати знання, розуміння та вміння застосовувати в практичній діяльності законодавчі та галузеві нормативні документи. Опанувати знання про правову основу документів по особовому складу; класифікацію документів по особовому складу; сутність, види і порядок написання заяв. Набути навичок написання заяв.
Лабораторна робота №7. «Вимоги до документування кадрової діяльності: правила укладання та оформлення кадрової документації».
Мета заняття: Навчити володіти технологіями створення документації та документування основних видів професійної діяльності. Оволодіти знаннями про основні обов’язки і функції кадрових служб. Набути навичок оформлення кадрової документації згідно правилам складання.
Лабораторна робота №8. «Документи з контрактної системи наймання працівників: резюме, автобіографія, характеристика, доручення, довідка, накази щодо особового складу».
Мета заняття: Навчити володіти технологіями створення документації та документування основних видів професійної діяльності. Набути навичок складання і оформлення резюме, автобіографії, характеристики, доручення, довідки, наказів по особовому складу.
Лабораторна робота №9. «Принципи організації документообігу. Порядок проходження та виконання вхідної і внутрішньої документації».
Мета заняття: Надати знання, як керувати документаційними процесами діяльності установ, користуватися засобами електронного документообігу, організовувати референтну та офісну діяльність. Навчити застосовувати сучасні методики і технології автоматизованого опрацювання інформації, формування та використання електронних інформаційних ресурсів та сервісів. Опанувати знаннями про порядок проходження та виконання вхідної і внутрішньої документації.
Лабораторна робота №10. «Окремі етапи документообігу та можливості їх автоматизації».
Мета заняття: Навчити застосовувати сучасні методики і технології автоматизованого опрацювання інформації, формування та використання електронних інформаційних ресурсів та сервісів.
Лабораторна робота №11. «Реєстрація та ведення обліку зовнішніх документів, що надходять до організації».
Мета заняття: Навчити оцінювати можливості застосування новітніх інформаційно-комп’ютерних та комунікаційних технологій для вдосконалення практик виробництва інформаційних продуктів і послуг. Набути навичок реєстрації та ведення обліку вхідних документів.
Лабораторна робота №12. «Реєстрація даних про зміст документа та резолюції за документами».
Мета заняття: Навчити оцінювати можливості застосування новітніх інформаційно-комп’ютерних та комунікаційних технологій для вдосконалення практик виробництва інформаційних продуктів і послуг. Набути навичок реєстрації та ведення обліку вихідних документів.
Лабораторна робота №13. «Номенклатура справ та її види на підприємствах. Складання й затвердження номенклатури справ підприємства та його структурних підрозділів».
Мета заняття: Навчити оцінювати можливості застосування новітніх інформаційно-комп’ютерних та комунікаційних технологій для вдосконалення практик виробництва інформаційних продуктів і послуг. Набути навичок складання й затвердження номенклатури справ підприємства та його структурних підрозділів.
Лабораторна робота №14. «Відбір документів та справ для зберігання у архіві або знищення. Експертиза наукової і практичної цінності документів. Особливості роботи з документами, що містять комерційну таємниць».
Мета заняття: Сформувати здатність приймати обґрунтовані управлінські та технологічні рішення. Опанувати прийоми відбору документів та справ, проведення експертизи наукової і практичної цінності документів та роботи з комерційними документами.
Лабораторна робота №15. «Технології сканування документів. Програмні засоби для оптичного розпізнавання документів».
Мета заняття: Навчити кваліфіковано використовувати типове комп’ютерне та офісне обладнання. Набути навичок сканування, розпізнавання та редагування документів різної структури.
Для заочної форми здобуття освіти
Лекційні заняття
Лекція 1. «Рух документів, їх систематизація та зберігання».
Лекція 2. «Використання комп’ютерних технологій в процесі руху документів».
Лабораторні роботи
Лабораторна робота №1. «Характеристика нормативних документів, що регламентують міжнародне ділове листування. Структура формуляру і склад реквізитів ділового листа у англомовних країнах та німецькою мовою. Загальні вимоги до оформлення конвертів у міжнародному листуванні».
Мета заняття: Надати знання, розуміння та вміння застосовувати в практичній діяльності законодавчі та галузеві нормативні документи. Навчитися вільно спілкуватися з професійних питань, включаючи письмову та електронну комунікацію українською мовою та однією з іноземних мов. Опанувати загальними вимогами до оформлення реквізитів ділового листа і конвертів у міжнародному листуванні.
Лабораторна робота №2. «Номенклатура справ та її види на підприємствах. Складання й затвердження номенклатури справ підприємства та його структурних підрозділів».
Мета заняття: Навчити оцінювати можливості застосування новітніх інформаційно-комп’ютерних та комунікаційних технологій для вдосконалення практик виробництва інформаційних продуктів і послуг. Набути навичок складання й затвердження номенклатури справ підприємства та його структурних підрозділів.
Консультації здійснюються впродовж семестру згідно встановленого розкладу.
Індивідуальна робота
Для денної форми здобуття освіти
Передбачено РГР. Розрахунково-графічна робота у семестрі виконується водночас з лекційними та лабораторними заняттями.
Згідно навчального плану на виконання РГР приділяється 30 годин індивідуальної роботи.
Метою роботи є забезпечення отримання навичок роботи з сучасними документальними інформаційними системами, вивчити методи та засоби автоматизації діловодства, уміти користуватися програмними засобами для обробки документальної інформації.
Для заочної форми здобуття освіти
Передбачено виконання контрольної роботи та РГР.
Розрахунково-графічна робота у семестрі виконується водночас з лекційними та лабораторними заняттями.
Згідно навчального плану на виконання РГР приділяється 30 годин індивідуальної роботи.
Метою роботи є забезпечення отримання навичок роботи з сучасними документальними інформаційними системами, вивчити методи та засоби автоматизації діловодства, уміти користуватися програмними засобами для обробки документальної інформації.
Метою виконання контрольної роботи є узагальнення та закріплення теоретичних знань з дисципліни. При написанні контрольної роботи студент має висвітлити актуальність теми, ступінь її розробки в науковій літературі, зробити висновки.
Тематика контрольних робіт:
1. Характеристика стадій життєвого циклу документа (ЖЦД).
2. Використання технологій сканування паперових документів і візуалізації їхніх електронних образів.
3. Використання технології штрихкодової автоматичної ідентифікації документів.
4. Використання системи маршрутизації документів у СЕД.
5. Організація електронного архіву документів у СЕД.
6. Автоматизація стадій ЖЦД.
7. Реалізація штрихкодової ідентифікації документа у середовищі системи Pay Dox.
8. Реалізація технології маршрутизації документів у середовищі системи Optima-WorkFlow.
9. Автоматизація процесу підготовки номенклатури справ у середовищі СЕД.
10. Базова концепція технології WorkFlow.
11. Автоматизація управління виконанням бізнес-процесу в системі Optima-WorkFlow.
12. Концепція управління корпоративним вмістом – ЕСМ.
13. Управління Web-контентом у ЕСМ-системі.
14. Сутність концепції управління корпоративними знаннями.
15. Використання технологій карт знань і профілів експертів у системі управління корпоративними знаннями.
16. Технологія створення порталу знань підприємства.
17. Використання технологій K-Station Portal.
18. Платформні рішення для реалізації функцій СЕД.
19. Процеси впровадження СЕД.
Завдання для виконання контрольної роботи здобувач отримує на установчій лекції.
Контрольна робота містить 3 теоретичних питання з наведених тем. Обсяг відповіді на кожне теоретичне питання: не менше 2 сторінок машинописного тексту. Текст відповіді має бути виконаний самостійно.
Структура контрольної роботи:
● Титульний аркуш.
● Зміст контрольної роботи.
● Вступ.
● Основна частина складається з 3 розділів. Кожен розділ основної частини розкриває окрему тему теоретичного питання:
o Назва теоретичного питання 1. Текст відповіді.
o Назва теоретичного питання 2. Текст відповіді.
o Назва теоретичного питання 3. Текст відповіді.
● Висновки.
● Список використаних джерел.
Термін надання виконаної контрольної роботи на перевірку – не пізніше, ніж за місяць до початку сесії.
Форми контрольних заходів та оцінювання результатів навчання
Для денної форми здобуття освіти
Поточний контроль полягає у виконанні
1) завдань до 15 лабораторних робіт. Бездоганне виконання лабораторних робіт 1-6 оцінюється у 3 бали за кожну лабораторну роботу, бездоганне виконання лабораторної роботи №7 оцінюється у 7 балів; Бездоганне виконання лабораторних робіт 8-14 оцінюється у 3 бали за кожну лабораторну роботу, бездоганне виконання лабораторної роботи №15 оцінюється у 4 балів;
2) двох модульних контрольних робіт. Бездоганне виконання кожної модульної контрольної роботи становить 25 балів.
Підсумковий контроль – екзамен. Екзамен усний. Максимальна оцінка, яку може отримати студент – 100 балів.

Для заочної форми здобуття освіти
Захист контрольної роботи. Бездоганне виконання контрольної роботи оцінюється у 20 балів. При її захисті студент може отримати до 20 балів.
Захист РГР. Бездоганне виконання РГР оцінюється у 30 балів. При її захисті студент може отримати до 30 балів.
Підсумковий контроль – екзамен. Екзамен усний. Максимальна оцінка, яку може отримати студент – 100 балів.